Акт о выделении документов и подтверждение уничтожения: в чём разница

Под словами «акт уничтожения документов» могут подразумевать разные бумаги. Один документ оформляет отбор дел, другой фиксирует передачу партии или выполненную работу. В Экотрейд рекомендуем согласовать эти этапы до вывоза: решение организации о документах и подтверждение фактических действий не должны подменять друг друга.

Акт о выделении к уничтожению

Он относится к отбору архивных документов, не подлежащих дальнейшему хранению. В нём описывают, какие дела выделены, за какие годы, в каком количестве и на каком основании. Решение связывают с проверкой сроков хранения и ценности документов, а не только с возрастом коробок.

В рекомендуемой форме предусмотрены сведения о делах, сроках и основании отбора, а также последующая отметка о передаче на уничтожение. Порядок оформления и согласования проверяет ответственная за делопроизводство и архив работа организация. Мы не определяем по внешнему виду бумаги, закончился ли срок её хранения.

Передача партии — ещё не подтверждение любого способа уничтожения

При погрузке фиксируется один этап работы, при выполнении согласованного способа уничтожения — другой. Документ о приёме бумажного сырья не стоит считать доказательством всех действий с информацией на носителях. До передачи уточните, что именно будет подтверждено и какие сведения потребуются для вашего учёта.

Если в документах есть персональные или конфиденциальные сведения, порядок обращения с ними согласуйте отдельно. Не отправляйте сканы содержимого для расчёта стоимости. Для предварительного запроса достаточно общего описания носителей, упаковки и объёма.

Что проверить в описании партии

• Связь коробок и дел с согласованным перечнем.
• Количество единиц хранения и фактическую массу бумажной партии, если она учитывается.
• Реквизиты сторон, даты и этапы передачи.
• Согласованный способ работы с носителями.
• Кто проверяет сведения и получает подтверждающие документы.

Не заменяйте количество дел килограммами везде, где требуется учёт дел. Эти величины отвечают на разные вопросы. Если партия передаётся частями, сохраните понятную связь каждого вывоза с её описанием.

Что согласовать с Экотрейд

Для уничтожения документов в Москве и Московской области заранее обсудите состав, способ, присутствие заказчика и документальное подтверждение услуги. Не предполагается, что любой набор бумаг автоматически включён в стандартный приём макулатуры.

До оформления передачи полезно пройти проверку допустимых документов. Организационный порядок обращения разобран в памятке о сдаче организацией, а работу с целыми архивными партиями можно уточнить в разделе уничтожения архивов.